پیشگامان

مهمانپذیر دانشگاه تهران، مدیر فرانت آفیس مهمانپذیر دانشگاه تهران عناصر و ابزاری را در اختیار دارد که او را قادر می‌سازد وظایف مدیریتی خود را به نحوی مطلوب انجام دهد. تجهیزات، کارکنان، اتاق هایی که باید فروخته شوند، منابع مالی مورد نیاز و فرصت های کاری (فروش)، مدیر مهمانپذیر دانشگاه تهران را قادر می سازد تا به اهداف اقتصادی سازمان متبوع خویش دست یابد.

پرسنل شاغل در مدیریت اقامتی به ویژه بخش پذیرش، باید به‌گونه‌ای آموزش دیده باشند تا در حیطه رهنمودها و سیاست های موسسه اقامتی محل کار خود قدم بردارند. مدیر پذیرش نباید به اطلاعات فردی کارمندان خویش اتکا کند بلکه هر یک از کارمندان باید در زمینه ی درک مفهوم میهمان نوازی و میهمان داری که یک اصل بسیار مهم در صنعت هتل داری است، آموزش ببیند. همچنین جو محیط کار برای کارکنان باید به گونه ای القا شود تا در میان ان ها روحیه کار تیمی افزایش یابد.

تجهیزاتی که در دسترس مدیر پذیرش مهمانپذیر دانشگاه تهران قرار دارد بسیار متنوع هستند. با ظهور کامپیوتر، برنامه های مختلف نرم افزاری و سیستم هوشمند مدیریت اموال، فرصت‌های نامحدودی برای کنترل مدیریتی در اختیار مدیران پذیرش مهمانپذیر دانشگاه تهران قرار گرفته است.

در هر روز کاری اگر حتی یک اتاق هم بدون مشتری باقی بماند، آن فرصت فروشی است که وجود داشته و از دست رفته، و این خود یک چالش بزرگ فراروی مدیر پذیرش مهمان پذیر دانشگاه تهران است. هماهنگی بین بخش بازاریابی و فروش و مدیریت پذیرش، برای ایجاد استراتژی های تبلیغاتی و فروش سودآور، ضروری است. آموزش پرسنل مدیریت پذیرش برای استفاده از تمامی فرصت‌های ممکن برای فروش، به تضمین این موضوع که از اهداف مالی مهمانپذیر دانشگاه تهران برآورده شده است، کمک می‌کند.

بودجه بندی برای ملزومات و حقوق و دستمزد، افزایش فرصت فروش روزانه و ثبت صحیح هزینه‌های میهمان از جمله فرصت‌های اعمال مهارت های مدیریت برای مدیر پذیرش می باشد.جذب پرسنل مجرب برای مسئولیت های اجرایی، هزینه‌هایی برای مهمانپذیر دانشگاه تهران به همراه دارد. مدیر پذیرش با مشورت مدیر هتل یک برآورد هزینه پرسنل را تهیه می کند که مربوط به سطح حقوق کلیه پرسنل است.

مسئولیت های پرسنل شاغل در فرانت آفیس بسیار متنوع است. یکی از مهم ترین وظایف پذیرشگران و مسئولان رزرواسیون هتل ها، دقت و توجه به شخصیت و جایگاه اجتماعی افراد در هتل است و پرسنل فرانت آفیس و رزرواسیون باید از عهده شناسایی و تشخیص اعتبار و شخصیت میهمانان برآیند و قادر به تشخیص باشند که میهمان مورد اشاره شایستگی اقامت در هتل را دارد یا خیر و برای درک بهتر این نکته مهم، پرسنل بخش پذیرش هتل باید از حداقل دانش روانشناسی ساده و عمومی برخوردار باشند. بنابراین می‌بینیم که در بحث اقامت هم میهمانان اجازه انتخاب دارند و هم پذیرشگر، چون این ارتباط به صورت دو طرفه می‌تواند ارزشمند باشد.

به طور کلی در بسیاری از مهمانپذیر ها معمولاً در هر شیفت کاری در واحد فرانت آفیس یک نفر که معمولاً دارای تجربه و سنوات کاری بیشتری است، به عنوان ارشد آن واحد منسوب می گردد. ارزش عملیاتی پذیرشگر ارشد در مهمانپذیر که تعداد پذیرشگر آنان در هر شیفت بیش از حد معمول است (بیش از 2 یا 3 نفر)، مهم و موثر می باشد.

به عبارت کامل‌تر در طول شیفت، مسئولیت تمام اتاق‌های اشغال شده و خالی، همچنین نحوه واگذاری اتاق ها خوابه می‌مانند اعم از اتاق های رزرو شده و میهمانان گذری بر عهده پرسنل ارشد فرانت آفیس است تمامی رویدادها و ارتباطات با میهمان و چگونگی صحت و سقم عملیات پرسنل در هر شیفت کاری با پذیرشگر ارشد است.

تحلیل شغلی یک مدیر پذیرش مهمانپذیر دانشگاه تهران مبنایی برای توصیف شغل وی می باشد. بررسی یک روز کاری مدیر پذیرش به صورت کامل، واقعیت های این شغل را بهتر نشان می دهد. اگر چه تقریباً هیچ چیز در صنعت هتل داری اتفاقی نیست، اما باید عملکرد روزانه خاصی را همواره مد نظر قرار داد. یک تحلیل شغلی از این نظر که به فرد اجازه توصیف صحیح شغلی برای تحلیل عملکرد روزانه را می دهد، بسیار مفید است. این روندها به همراه مسئولیت های خاص و ارتباطات بین بخشی، مبنای توصیف شغلی مدیر پذیرش می باشد. همچنین برای بخش منابع انسانی این اطمینان را به وجود می‌آورد که برای هر یک از پرسنل جدید، فرصت پیشرفت بر مبنای مشخصات شغلی وجود دارد.